Rooster maken

In bijna ieder bedrijf is het een terugkerende klus: het rooster maken. Wie werkt er op welk moment? Als iedereen vijf dagen in de week werkt, dan is dit niet heel ingewikkeld, helemaal niet als er geen vervanging nodig is in geval van vrije dagen, ziekte of vakantie. Maar bij veel organisaties ligt dit toch allemaal even wat anders, er moet altijd een bepaald aantal personen aanwezig zijn, mensen werken parttime of er wordt in shifts gewerkt. Je moet dan een goed rooster maken om er voor te zorgen dat er altijd voldoende personeelsleden aanwezig zijn. Klopt de planning niet, dan kan dit ervoor zorgen dat de werktaken niet op de juiste manier uitgevoerd kunnen worden. Hoe ernstig dit is, hangt natuurlijk af van het soort organisatie waar het om gaat. Het zal voor zich spreken dat dit in de zorg of in fabrieken al snel ernstigere problemen zal geven dan op kantoor. Maar ook dan is het natuurlijk erg vervelend voor degenen die wel aanwezig zijn, die krijgen bij een te lage bezetting veel te veel op hun bord. Maar ook een te hoge bezetting wil je niet, dit kost je onderneming onnodig veel geld en het zorgt voor verveling bij werknemers. Een passend rooster maken is dus van groot belang.

Aandachtspunten bij rooster maken

Nu is het zo dat er verschillende punten zijn die je in het oog moet houden op het moment dat je een rooster maken gaat, bijvoorbeeld:

  • wanneer iemand vakantie of vrije dagen op wil nemen
  • verlofregelingen waar iemand recht op heeft
  • voorkeuren voor dagen of momenten waarop men wil werken
  • aantal dagen of shifts dat iemand maximaal achter elkaar werkt

Al deze zaken in het oog houden kan best heel erg lastig zijn, helemaal als het om een grote groep mensen gaat. Voor een kleine groep kun je vaak nog wel even snel op papier een rooster maken, er zijn dan immers niet zoveel variabelen en het is eenvoudig bij te houden of iemand bijvoorbeeld nog recht heeft op vrije dagen of niet. Gaat het echter om grotere groepen, dan wordt dit toch een stuk lastiger en dan kun je al snel het overzicht kwijtraken. Ook kan het dan een hele opgave zijn om iedere week weer een schema op te stellen en te zorgen dat alle vakjes goed ingevuld zijn zodat er sprake is van een optimale bezetting. Hoe kun je nu het best een rooster maken?

Excel template

Er zijn verschillende manieren om hiermee aan de slag te gaan en als planner moet je zelf ontdekken wat het best bij jou past. Wil jij graag in Excel een rooster maken of ben je al gewend om hiermee te werken? Dan maakt PersoneelsSysteem jou het graag wat gemakkelijker. Zij hebben op hun website een gratis Excel Template staan dat je kunt downloaden en aanpassen aan jouw organisatie. Doordat bepaalde zaken al door hen zijn ingevoerd, bepaalde formules al klaar zijn gezet, hoef je het enkel nog aan te passen en in te vullen. Hiermee wordt het rooster maken echt een heel stuk eenvoudiger en overzichtelijker. Je kunt bijvoorbeeld zelf het aantal medewerkers invoeren en de diensttijden aanpassen. Op die manier hoef je dit niet iedere keer handmatig in te voeren, maar kun je dit keer op keer gewoon selecteren en zo dus sneller werken. Heb je eenmaal een weekrooster klaar, dan kun je dit ook heel eenvoudig verzenden naar je medewerkers, zodat iedereen in een oogopslag kan zien wanneer hij of zij op het werk verwacht wordt. Wil je gemakkelijker een rooster maken voor je personeel? Dan is de template van PersoneelsSysteem een uitstekende keus!